Як організувати кілька ремонтних замовлень у телефоні

Вести п'ять замовлень з телефону — це реальність

Підрядники-універсали не ведуть замовлення з офісу. Вони ведуть їх з мікроавтобуса, з кухні клієнта, з риштування. Телефон — це офіс.

Коли ви управляєте прибудовою до кухні в одному місці, ремонтом ванної кімнати в іншому та структурним ремонтом, що починається наступного тижня, організаційний виклик реальний. Номери телефонів, фотографії, нотатки, рахунки та графіки різних замовлень — все на одному пристрої, часто в одній галереї або одному застосунку нотаток.

Результат: фотографії переплутуються між замовленнями. Нотатки для одного клієнта потрапляють у неправильний файл. Щось важливе губиться, бо це була голосова нотатка з минулого вівторка, а з тих пір у вас було 40 дзвінків.

Організація — не про паперову роботу. Це про те, щоб не втратити інформацію, на відновлення якої потрібен час або гроші.

Мінімум, потрібний для кожного замовлення

Кожне активне замовлення потребує власного журналу. Мінімально цей журнал має містити:

1. Деталі клієнта та об'єкта Ім'я, адреса, контактний номер. Основи — але вони мають бути в одному місці на замовлення, а не розкидані по контактах, календарі та Viber.

2. Опис і обсяг замовлення Що погоджено. Не повний кошторис — короткий опис обсягу. "Повний ремонт ванної кімнати — демонтаж існуючого обладнання, перекладка підлоги та стін, встановлення нового обладнання, новий рушникосушарка." Це посилання для суперечок про те, що входило до обсягу.

3. Фотографії з підписами по стадіях Фото до початку робіт. Фото прогресу. Фото завершення. Вони мають бути в журналі замовлення — не переплутані з фотографіями дитячого футболу та іншого замовлення минулого тижня.

4. Нотатки Спостереження на об'єкті, рішення щодо матеріалів, відхилення від обсягу, усні домовленості з клієнтом, яких не було в письмовому кошторисі. Фіксувати їх як нотатки на момент виникнення запобігає подальшому "я сказав, що ми домовилися".

5. Статус Де це замовлення зараз? В процесі, очікує матеріалів, очікує рішення клієнта, практичне завершення, усунення недоліків, виставлено рахунок. Якщо ви ведете 5 замовлень, не можна тримати статус кожного в голові.

Проблема галереї

Галерея — найпоширеніша точка організаційного збою для майстрів, що ведуть кілька замовлень.

Ви робите 40 фотографій у понеділок на трьох різних замовленнях. У четвер ви намагаєтеся надіслати звіт про завершення для замовлення з ванною і не можете сказати, які з 15 фотографій ванної з цього замовлення, а які з іншого замовлення з ванною шість тижнів тому.

Рішення просте, але вимагає дисципліни: не дозволяйте фотографіям накопичуватися в галереї. Імпортуйте їх до журналу замовлення негайно. Це займає 30 секунд за кожне відвідування об'єкта.

Та сама проблема стосується голосових нотаток, текстових розмов та ланцюжків електронних листів. Якщо цього немає в журналі замовлення, це врешті-решт буде втрачено, коли вам потрібно.

Управління комунікацією з клієнтами по кількох замовленнях

Коли ви одночасно ведете кілька замовлень, комунікація з клієнтами швидко ускладнюється.

Клієнт A дзвонить, поки ви на об'єкті з клієнтом B. Ви робите нотатку на телефоні — але де? У застосунку нотаток, в текст самому собі, як голосова нотатка? Три тижні потому ви не пам'ятаєте, якого з ваших замовлень стосується ця нотатка.

Ефективне управління комунікацією з клієнтами по кількох замовленнях вимагає:

• Один ланцюжок на клієнта, пов'язаний з замовленням. Не просто чат у Viber — запис у замовленні, що показує історію комунікації.
• Оновлення прогресу фіксуються при відправленні. Щоб знати, що ви сказали якому клієнту і коли, без прокрутки повідомлень.
• Погодження матеріалів та рішення збережені до замовлення. Коли клієнт B погодив заміну плитки через Viber минулого четверга, це погодження має бути в журналі замовлення, а не в ланцюжку чату, що буде перекрито 200 іншими повідомленнями.

Для підходу до відправлення структурованих оновлень прогресу дивіться як ділитися фотографіями прогресу ремонту з клієнтом. Для фінального звіту, що закриває кожне замовлення, найкращий застосунок для майстрів охоплює повний набір інструментів.

Щотижневий огляд замовлень

Ведення кількох замовлень добре вимагає короткого регулярного огляду. Не нарада з планування — 10 хвилин у неділю ввечері або в понеділок вранці.

Для кожного активного замовлення:

• На якому воно стадії?
• Що потрібно зробити цього тижня?
• Чи є матеріали для замовлення?
• Чи є рішення клієнта, що очікує?
• Чи є документація для генерування або відправлення?

Якщо ви знаєте відповіді на ці п'ять питань по кожному замовленню, ви організовані. Якщо ні, щось під загрозою.

Цей огляд найкраще працює, коли журнали замовлень актуальні. Якщо ви фіксували фотографії та нотатки впродовж тижня, огляд займає хвилини. Якщо журнали замовлень порожні і все в голові, огляд — це повільна реконструкція.

Ведення паперового сліду без паперу

Паперова робота, яку ненавидять майстри — документування, звіти, підписи — насправді є захистом. Підрядник, що має фотозапис, нотатку домовленості з клієнтом та PDF-звіт про завершення, захищений. Підрядник, що має лише чат у Viber та пам'ять, — ні.

Ключ — зробити паперовий слід нетрудомістким. Якщо документування займає 20 хвилин на замовлення, воно не відбуватиметься послідовно. Якщо воно займає 5 фотографій та 30-секундну нотатку, воно відбуватиметься.

JobDone створено для цього. Документуйте по ходу, з телефону, на об'єкті. Генеруйте PDF-звіт при завершенні. Відправте до від'їзду. Все відбувається без сидіння за столом.

Для організації кількох замовлень зокрема ключова функція полягає в тому, що кожне замовлення має власний журнал: фотографії, нотатки та звіти зберігаються окремо та можна отримати миттєво.

Спробуйте на наступному замовленні

Починайте наступне замовлення з журналом. Зробіть 3 фотографії до початку, додайте коротку нотатку про обсяг і зберігайте фотографії та нотатки в цьому журналі впродовж замовлення.

Завантажте JobDone безкоштовно